¿Te ayudamos?

Y ahora… ¿cómo hago mi auditoría ISO?

Hace unos días anunciábamos que en Cámara Certifica se había habilitado la posibilidad de realizar auditorías remotas para sistemas de gestión ISO, apoyándonos en sistemas de información y comunicación. Esta medida, que requerirá un análisis de viabilidad previo por parte de Cámara Certifica, permitirá a las empresas continuar con su ciclo de certificación a pesar del aislamiento por el COVID-19.

Muchos de nosotros ya estábamos acostumbrados a usar video llamadas, mensajería instantánea, y llamadas de grupo en nuestro entorno personal, pero dar el salto y empezar a usarlas para la realización de auditorías puede generar muchas dudas. En este artículo, trataremos de resolver gran parte de ellas y os animamos a contactarnos para las que queden en el tintero.

Empecemos!

  1. ¿Necesito instalar algún programa especial o herramienta específica para poder llevar a cabo una auditoría en remoto?

Como norma general, serán nuestros auditores quien se adapten a utilizar aquellos sistemas de conferencias, reuniones y acceso remoto que vosotros utilicéis en vuestra organización, tan sólo tendréis que indicarnos cuáles son las aplicaciones y hacer con nosotros una prueba previa de conexión.

  1. ¿Afecta la modalidad en remoto a los tiempos e importes de la oferta que tengo de su entidad?

No, tu oferta sigue siendo válida. Los tiempos que necesitamos para auditarte son los mismos, aunque sea en remoto y el tiempo de desplazamiento es algo que nunca se considera como tiempo de auditoría.

  1. ¿Puedo solicitar en fase de oferta que se me aplique una auditoría en remoto?

Sí, podrás solicitarlo a tu persona de contacto en Cámara Certifica y ésta te pedirá alguna información para analizar las posibilidades de evaluar tu sistema en remoto. La auditoría en remoto será una  opción durante el estado de alarma, pero una vez éste termine, nuevamente la auditoría in situ será la que tome mayor peso.

  1. ¿Las auditorías remotas ISO se pueden llevar a cabo en todos los esquemas?

Sí, esta posibilidad,  a pesar del estado de alarma, existe hace tiempo para todos los esquemas. Lo importante es establecer el porcentaje de uso de dichas herramientas en un proceso de evaluación normal.

  1. Las técnicas de auditoría remota, ¿se podrán aplicar a empresas de cualquier sector?

Serán aplicables para cualquier tipo de organización, no obstante, se analizará caso a caso, tanto su viabilidad como el porcentaje de aplicación en el uso de las TICs. Por ejemplo, para las empresas en las que no sea crítico observar físicamente prestación de servicio o control operacional su uso puede resultar más obvio. Serán fácilmente aplicables para sectores como el comercio (a excepción de alimentación) o servicios, entre otros.

  1. Qué documentación del sistema tengo que asegurar que esté visible a través de mi equipo el día de la auditoría. ¿Tengo que enviar algo antes al auditor?

Toda la documentación que verías habitualmente en la auditoría in situ. Para que el auditor pueda planificar correctamente la auditoría, te pediremos que previamente nos envíes el organigrama, mapa de procesos, listado de documentación en vigor, acta de revisión por la dirección, auditoría interna…

  1. ¿Qué ocurre si no tengo alguna documentación que requiere el auditor en formato electrónico?

Dependerá del tipo de información. En ocasiones, podremos dar por válidas fotos o imágenes, documentos escaneados u otros archivos que den evidencia del registro al que se necesita acceder.

  1. En mi empresa tenemos varias personas y departamentos, ¿hemos de estar todos conectados durante toda la auditoría o podemos organizar los tiempos de entrevista con cada uno previamente?

Es responsabilidad de nuestro auditor establecer previamente los horarios. Nos encargaremos de decirte a qué personas vamos a entrevistar en cada momento para evitar entorpecer el normal desarrollo de vuestra actividad.

  1. En mi empresa hay varias localizaciones ¿Cómo puedo saber con qué personas de qué emplazamientos necesitará interactuar el auditor antes de la auditoría?

El auditor deberá identificar en el plan los emplazamientos que desea evaluar. Para cada uno de los emplazamientos te marcará, además, los puntos de norma que auditará en cada centro y, por tanto, las personas a las que deberás convocar.

  1. ¿Hay algún tipo de reunión telemática previa antes de la auditoría remota para solventar dudas?

Sí, ya que necesitaremos al menos probar la efectividad de las conexiones. Podrás aprovechar esa reunión para resolver cualquier duda en cuanto al desarrollo de la auditoría con esta metodología.

  1. Si hay algo que el auditor no pueda ver a distancia porque mis sistemas no lo permiten o por el sector de actividad de mi empresa. ¿Qué alternativas tengo para pasar la auditoría?

Según el caso, podremos aplicar técnicas mixtas de auditoría o bien dejar algún punto pendiente de auditar para la siguiente auditoría. En ese caso, el tiempo que no se realice en la auditoría de este año, se trasladará automáticamente a la auditoría del siguiente año.

  1. Para los clientes ya certificados y que técnicamente no puedan auditarse en remoto ¿Se están contemplando prórrogas para las fechas de caducidades de los certificados para que no pierdan su certificado a causa del aislamiento?

Se analizará y justificará caso por caso, y siempre basado en el documento IAF ID 3 que establece las reglas en estas situaciones y permite la extensión de vigencia de certificados hasta 6 meses si se cumplen las condiciones requeridas. En los casos favorables, Cámara Certifica enviará una carta justificativa que identificará la extensión de la vigencia del certificado y que podrán acompañar a sus actuales certificados.

  1. Y, para una empresa que se quiera certificar por primera vez, al tener que auditarse todos los procesos y toda la actividad de la compañía en este primer año. ¿Es posible completar totalmente el proceso de manera remota o la emisión del certificado estará condicionada a poder visitar la empresa más adelante?

Para la primera certificación de una empresa es preferible aplicar una auditoría mixta y dejar parte del tiempo de fase II para el momento en el que podamos visitar la empresa. No obstante, se están consultando si en determinadas circunstancias (ej. en caso de que podamos ver vídeos de la operación en tiempo real), podremos completar el proceso 100% mediante auditoría remota.

Si tienes alguna duda que no hayamos resuelto, por favor, escríbenos a info@camaracertifica.es o contáctanos y la resolveremos cuanto antes.